Meldestelle safe!hintsMeldestelle safe!hintsMeldestelle für Unternehmen

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Hinweisgebersystem für Meldestellen in Unternehmen

Vorteile der internen Meldestelle

Mit der Einrichtung einer internen Meldestelle können Mitarbeitende Verstöße gegen Regeln und Vorschriften, ohne Angst vor Repressalien, im Unternehmen melden. Verstöße können schneller aufgedeckt werden.

Durch ein angemessenes Reagieren wird das Risiko von Reputationsschäden und finanziellen Strafen für Ihr Unternehmen minimiert.

Als Datenschutzberater und externe Datenschutzbeauftragte sind unsere Juristen mit Ihrem langjährigen Fachwissen die kompetenten Partner an Ihrer Seite.

  • Minimierung des Risikos von Rufschädigung und Geldbußen
  • Frühzeitiges Aufdecken von Korruption, Betrug und Diskriminierung
  • Identifizieren von Regelverstößen und Vorschriftsübertretungen
Jetzt Kontakt aufnehmen

Cloudbasierte Software-Lösung


  • Interne Meldestelle zum Einsatz in Ihrem Unternehmen
  • Umfangreiche Individualisierungsmöglichkeiten und Features

Gesetzliche Anforderungen


  • Gesetzeskonform gem. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
  • Erfüllung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen

Kompetente Betreuung


  • Fachliche Beratung für Ihr Unternehmen
  • Unternehmensunabhängige Kontaktpartner für Hinweisgebende

In 3 Schritten zur Meldestelle

Mit unserem Fachwissen und unserer Erfahrung wird die Umsetzung Ihrer Meldestelle zum Kinderspiel. Wir unterstützen Sie auf Wunsch in allen Projektphasen.

Mehr zur Meldestelle erfahren!

  • I.

    Planung Ihrer Meldestelle

  • II.

    Einrichtung Ihrer Meldestelle

  • III.

    Betreuung Ihrer Meldestelle

Ihre Meldestelle, perfekt auf Sie abgestimmt.

1
2
3
4
Meldebogen Ihrer internen Meldestelle
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Ihr Logo und Corporate Design
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Mehrsprachigkeit
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Individueller Meldebogen
4
24/7 Falleingabe möglich
Anonymer DialogDATEN- SCHUTZFALL- VERWALTUNGMELDUNGS- VERBLEIBMELDESTELLE (SAAS)MIT BETREUUNGDIV. SCHULUNGEN
Anonymer Dialog Meldestelle

Anonymer Dialog und Statusupdates

Die Gewährleistung vollständiger Anonymität erhöht die Vertrauensstellung für Hinweisgebende. Durch individuelle Zugangsdaten ist es der hinweisgebenden Person jeder Zeit möglich, anonym zu kommunizieren. Auf Wunsch übernehmen wir als externer Dienstleister die Kommunikation mit den Hinweisgebenden.

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Datenschutz und Datensicherheit

DSGVO-konforme Datensicherheit – Die Daten sind während des gesamten Meldeprozesses und auch danach geschützt. Mit unserer langjährigen Expertise als Datenschutzberater und externe Datenschutzbeauftragte sind wir kompetente Partner an Ihrer Seite.

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Meldestelle ermöglicht zentrale Fallverwaltung

Zentrale Fallverwaltung

Meldungen werden zentral an einer Stelle gesammelt und bearbeitet. Es erfolgt eine rechtskonforme Dokumentation mit Zeitstempel.

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Meldungen im Unternehmen

Bei einer internen Meldestelle werden Hinweise auf Missstände und vermutete Gesetzesverstöße direkt beim betroffenen Unternehmen gemeldet. Hinweisegebende müssen dabei keine negativen Konsequenzen befürchten.

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Bei der internen Meldestelle erfolgt die Meldung im betroffenen Unternehmen
Software Meldestelle Meldekanal safe!hints

Meldestelle in Ihrer Hand

Variante 1: Erhalten Sie den Meldekanal als Software as a Service (SaaS) zur eigenständigen Verwendung und betreuen Sie Ihre Meldestelle selbst.

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Meldestelle mit Betreuung

Variante 2: Unsere Jurist*innen betreuen Sie und Ihren Meldekanal auf Wunsch auch über dessen Einrichtung hinaus. Wir prüfen Meldungen auf Schlüssigkeit und übernehmen den Kontakt mit den Hinweisgebenden. Aufgrund unserer gesetzlich normierten Unternehmensunabhängigkeit als Datenschutzbeauftragte haben wir eine erhöhte Vertrauensstellung bei Hinweisgebenden. Hiervon profitiert auch das betroffene Unternehmen.

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  • Saskia Vohns

    Frau Vohns ist Volljuristin und externe Datenschutzbeauftragte (IHK). Seit 2017 ist sie als Consultant für Datenschutz tätig.

    Saskia Vohns, juristische Beratung, Hinweisgebersystem safe!hints

  • Dunja Schweigart

    Frau Schweigert ist Wirtschaftsjuristin, externe Datenschutzbeauftragte (IHK) und Compliance Manager Digitalisierung und Recht. Seit 2018 ist sie als Consultant für Datenschutz tätig.

  • Gina Sundermann

    Frau Sundermann ist Wirtschaftsjuristin LL.M. und externe Datenschutzbeauftragte (IHK). Seit 2022 ist sie als Consultant für Datenschutz tätig.

Schulungen der Mitarbeitenden

Schulungen werden sowohl digital als auch in Präsenz angeboten. Inhaltlich wird dabei zwischen der Einführung in den Meldekanal und alle Informationen rund um die Hinweisabgabe unterschieden.

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Erfassen von Hinweisen aus externen Quellen
Abgestuftes Rechte- und Rollenkonzept
Integriertes Vier-Augen-Prinzip
Nachvollziehbare Dokumentationsmöglichkeit
Automatische Rückmeldung an Hinweisgebende
Einhaltung der Löschfristen

Weitere Features?
Unsere Meldestelle bietet mehr!

  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
  • Fristenmanagement
  • Informationspflichten
  • Hinweisgeber Policy
  • Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA)
  • Verarbeitungsverzeichnis (VVT)
  • Zugangsdaten für anonymen Dialog
  • Nachvollziehbare Dokumentationsmöglichkeit und revisionssichere Dokumentation
  • Eingangs-, Status- und Abschlussmeldungen
  • Statistik
  • Reporting
  • Entgegennahme telefonischer Hinweise
  • Automatisierter Anrufbeantworter
  • Schulungen Ihrer Mitarbeitenden
  • Individualisierung Ihres Meldebogens
  • Corporate Design Anpassungen
  • Informationsmaterial (Handout, Aushang)
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Betreuung Ihrer Meldestelle

Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Datenschutzberatung und als externe Datenschutzbeauftragte betreuen wir Sie und Ihren Meldekanal auf Wunsch auch über dessen Einrichtung hinaus.

Saskia Vohns, juristische Beratung, Hinweisgebersystem safe!hints

Saskia Vohns

Volljuristin

Dunja Schweigart

Wirtschaftsjuristin

Gina Sundermann

Wirtschaftsjuristin

  • (Juristisches) Fachwissen für gezieltere Rückfragen
  • Höhere Vertrauensstellung aufgrund von Unternehmensunabhängigkeit
  • Vollständige Anonymität möglich
  • Erfahrungen bei der Einführung von Prozessen und Unterstützung bei der internen Umsetzung
  • Erstvalidierung auf Schlüssigkeit und Relevanz von Meldungen
  • Austausch mit den zuständigen Kontaktpersonen der internen Untersuchungsstelle
Mit unseren Experten sprechen!

Ablauf Meldeprozess

  • 1

     

    Verstoß findet statt.

  • Wahrnehmung des Verstoßes durch Hinweisgebende.

     

    2

  • 3

     

    (anonyme) Meldung über das Meldetool.

  • (Automatische) Eingangsbestätigung.

     

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  • 5

     

    Annahme und Plausibilisierung durch Fallbearbeiter*in.

  • Rücksprache mit interner Untersuchungsstelle.

     

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  • 7

     

    Anonymer Dialog mit Hinweisgebenden.

  • Interne Untersuchung durch Untersuchungsstelle.

     

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  • 9

     

    Entscheidungsvorschlag zu Maßnahmen.

  • Entscheidung durch die Geschäftsleitung.

     

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  • 11

     

    Rückmeldung an Hinweisgebenden.

  • Rechtskonforme Dokumentationsmöglichkeit.

     

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Demo-Tour buchen!

Kommunikation mit Hinweisgebenden

Gerne übernehmen wir für Sie die Kommunikation mit den Hinweisgebenden.

Mit Hinweisgebenden im Dialog zu stehen bedeutet:

  • Hinweise sollten fachgerecht aufgenommen werden
  • Die Kommunikation mit Hinweisgebenden sollte auf eine kompetente Art erfolgen
  • Die Anonymität von Hinweisgebenden sollte während des Dialogs mit dem Fallbearbeiter gewährleistet bleiben
Unsere Consultants sind auf entsprechende Kommunikationsdurchführungen geschult.

Geprüfte Sicherheit

  • Gehostet in der Open Telekom Cloud
  • Anonymer Dialog mit Hinweisgebern über sicheres Postfach
  • 2-Faktor Authentifizierung für sicheres Benutzer-Login
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Daten einschließlich Metadaten
  • Serverseitige IP-Anonymisierung und Datenverschlüsselung
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Haben Sie noch Fragen?

Lassen Sie sich von unseren Experten fachkundig beraten.

Unverbindlich beraten lassen!

02944 – 97 97 10